活動レポート

第197回定例会報告

2016.6.9
例会

平成28年6月9日（木）17：30～20:00
損保ジャパン日本興亜８F会議室
（参加：53社、57名）
担当：広報部会

司会：広報部会　発送センター　山道信弘さん

●事務局からの連絡

１．全異連報告（矢田さん）

全国大会の最終参加が２８単会３１４名＋１７名の申し込みがあり、収入３８５万円の目処がつきました。
全国大会の参加者名簿＋商談・お見合い会のご案内を発送済み。6月15日〆切。申し込みは彩来会HP上の入力フォーマットから。

２．実行委員会より報告（望月実行委員長）

いよいよ大詰めになってきました。チラシ、プログラム等も出来上がり、告知用のマスコミ出演等も始まり、盛り上がりを見せてきています。今日の各部会で最終的に決めてもらい、決起集会に向けて、運営マニュアルに反映できるよう、ご協力をお願いします。

３．年会費・全国大会参加の件（平塚氏）

全国大会の参加費、現在５会員が未納です。催促しますのでよろしくお願いいたします。登録が２名いる会員は、懇親会費5,000円をプラスして徴収します。

４．交流成果報告（山道氏）

例会で交流成果の発表を復活させます。交流成果があっても報告していない会員が多く、報告件数が年々減っているためです。
交流成果の報告は、全異連のＨＰから必ず入力してください。ID、パスワードを皆さんにお知らせしますので、今後も強く呼びかけていきます。発注側・受注側問わず、ご協力お願いします。

●全国大会＆２０周年記念イベントの分散会

総合プロデューサー、シーアール中野さん

6月11日、12日で運営マニュアルを完成させる予定ですが、時間も限られており、すべて盛り込めるかわかりません。明日10日までに各担当部会の議事録をお送りください。当日７月２日の役割分担と前日７月１日の準備での必要人員も把握したいので、ご協力お願いします。あとは、みなさんが各担当部会で最終的に詰めて、相互の部会ごとでのやりとりもしていただき、前日、当日がそれぞれうまく運営できるようにやっていただくしかありません。6/23に決起大会では、プロジェクターを使って最終確認をする予定です。
それまでに懸案事項を結論づけ、全員で成功に向けて機運を高めていきましょう！

続いて、広報担当小林さんが、マスコミでの告知スケジュール、HPの更新情報などを発表しました。この日は、各会員にふれあいフェスタ用チラシ50部、当日プログラム1部の配布も行いました。
チラシは問い合わせの電話番号にミスがあるので、第三者に渡すときは、マジック等で修正していただき、集客に向けてPRしていただきたいと説明がありました。
すべて修正済みの新たなチラシは、来週6月17日に納品予定なので、さいたま市はじめ公共施設、ステージ出演者、ブース出店者等に配布、当日配布する分（約1,000部）もストックする予定です。

その後、運営事務局（全異連担当・出展募集担当・会計担当・ツアー担当）、設営部会、広報部会、ステージ部会、懇親会部会にそれぞれ分かれて最終討議。決議内容は、10日までに宇田川さんに報告してください。6月11、12日に作成する運営マニュアルに反映します。
この日は、6月23日に臨時例会を設け、決起集会を開くため、懇親会はなし。お茶のみの配布で、時間を有効活用し、検討事項、役割分担等を最終的に詰めて、部会ごとに行き来しての打ち合わせもあり、本番の成功に向けて活発なミーティングが行われました。